Las Prácticas también son para el verano

Aunque hace ya dos semanas que nuestros EIPalumni dieron el pistoletazo de salida a su verano y a un más que merecido descanso, muchos de ellos no paran del todo durante la época estival, y es que encuentran diferentes oportunidades para seguir aprendiendo, en este caso a través del programa de prácticas de la Escuela Internacional de Protocolo.

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Una práctica en la que nos ha hecho especial ilusión que una alumna, Eva Poy, haya colaborado, es en el acto celebrado por la ONG del Barrio barcelonés de Sant Antoni, De veí a veí, y de la mano de la agencia de comunicación Ideatik. En este evento, la alumna ha gestionado la relación con las autoridades y ha asistido en el proceso de acreditación de asistentes.

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El mismo día se producían otros dos actos en los alrededores de la ciudad de Barcelona, en los que también tuvieron presencia sendas EIPalumni. De un lado, la alumna Laura Cuñat colaboraba en la gestión del dispositivo de prensa del acto de conmemoración del 50 aniversario de AAM Powertrain, presidido por el MH President de la Generalitat de Catalunya, Carles Puigdemont. De otro, la alumna Mª Eugenia Ifer colaboró con la agencia Everama, en espectacular boda desarrollada en Vallvidrera.

La pasada semana, precisamente Mª Eugenia, acompañó a las alumnas Gemma García y Patricia Manso, quienes colaboraron en la gala de entrega al premio al Jove Empresari Català de l’Any, organizado por la AIJEC en el Castillo de Montjuïc.

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Mientras todo esto ocurría, nuestro alumno Borja Lavandeira desarrolló su labor dentro de la organización del Festival de música Cruïlla, colaborando en diversas gestiones para dar las últimas pinceladas a un macroevento musical que ha sido, un año más, todo un éxito, con una afluencia masiva y un nivel de conciertos excepcional. A Borja se sumaron otros 4 EIPalumni para los días del propio evento, quienes se encargaron de gestionar el proceso de acreditación de invitados VIP, en lo que supuso todo un reto que superaron, como no podía ser de otra manera, con un rotundo éxito.

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Pero no solo en prácticas puntuales aprende nuestro alumnado. Sandra Schmutz, por ejemplo, comienza estos días una colaboración durante seis meses con Rosa Clará; la propia Mª Eugenia Ifer da el salto y practicará como secretaria de dirección en Buscalibre; y otros varios EIPalumni se encuentran desarrollando sus funciones en entidades como Habitat Futura, la escuela de negocios ESADE o la patronal PIMEC.

En total, el curso 2016/17 se cierra con más de 150 prácticas emitidas solo en la sede de Barcelona de la Escuela Internacional de Protocolo, que han supuesto más de 300 oportunidades para que los EIPalumni sigan nuestra filosofía: aprender haciendo.

El jefe de Protocolo de Presidencia de la Generalitat de Catalunya, Carles Fabró, cierra el ciclo de conferencias de EIP Barcelona 2016/17

El jefe de Protocolo y Relaciones Institucionales del Gabinete de la Presidencia de la Generalitat de Catalunya, Carles Fabró, cerró el pasado miércoles 31 de mayo el ciclo conferenciasEIP 2016/17, organizado por la Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona.

Carles Fabró en la Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona Catalunya Protocol.jpg

Fabró, que ha trabajado mano a mano con los cinco presidentes de la Generalitat de Catalunya de la democracia, dictó una ponencia en la que presentó los retos fundamentales a los que se enfrenta un protocolista a la hora de organizar una conferencia de gran formato, basándose en la organizada el pasado 22 de mayo en el Ayuntamiento de Madrid protagonizada por el president Carles Puigdemont, junto con el vicepresident Junqueras y el conseller Romeva.

Entrando en materia, Fabró indicó que, según su punto de vista, el profesional de protocolo debe ser muy flexible, teniendo bien asentados los conocimientos pero también contando con sentido común. Por ello, cree que para cada evento se debe evaluar y negociar la posición de las autoridades asistentes, entendiendo la relevancia de cada uno de ellos en los actos, y dejando la normativa (fundamentalmente el Real Decreto 2099/83) como un recurso cuando el acuerdo no es posible.

“Lo primero que debes hacer para plantear un evento es analizar qué formato encaja mejor en tus necesidades. A partir de ahí, decides y te pones a preparar con el equipo la lista de invitados”, destacaba el conferenciante, que indicó que se debe tener especial énfasis en el control de las invitaciones, para evitar filtraciones o problemas de seguridad.

En este sentido, también hizo énfasis en la necesidad de que el departamento de Seguridad, el de Comunicación y el suyo propio trabajen en conjunto, muy coordinados, intentando facilitarse el trabajo entre sí. Por ejemplo, hay que analizar muy bien los espacios y controlar las entradas primarias y secundarias, colocando los filtros necesarios para el control de los asistentes.

Con respecto a Comunicación, Protocolo realiza propuestas de escenografía, pero el departamento de relación con los medios debe dar siempre su visto bueno, pues son los encargados de velar por la identidad corporativa.

En torno a su relación con el president, Fabró indicó que siempre, antes de un evento, se le realiza un resumen sobre lo que va a ocurrir en el mismo, los horarios marcados, asistentes, etcétera, para que asista lo más tranquilo posible. También recalcó la necesidad de colocar el orden del día de los actos en la mesa presidencial, para no dejar nada al azar. “Aun así – dijo- es imposible controlar todos los detalles. Por ejemplo, un ponente que tiene reservados 3 minutos, puede terminar dando una charla de 15 minutos, y ante eso poco puedes hacer”.

Para finalizar, y ya entrando más en el aspecto general de su trabajo como protocolista, señaló que “me doy cuenta de hasta el más mínimo detalle, como una mesa que está mal pintada y se ve a contraluz. La mayoría de gente no lo verá, pero los de Protocolo eso lo llevamos dentro”. También indicó su punto de vista sobre los profesionales que desarrollan su labor en instituciones: “creo que debemos velar siempre por la imagen de la institución, más allá de personalismos o de quién las presida en ese momento. Personalmente, he tenido la suerte de que todos los presidents han entendido mi trabajo, y también de tener un magnífico equipo al que hay que cuidar como se merece, intentando desarrollar todo su potencial”.

Todo esto y mucho más contó Carles Fabró en el cierre del ciclo conferenciasEIP del curso 2016/17, que volverá de nuevo un año más en octubre, con el inicio del año escolar. Como no podía ser de otra manera, si quieres saber más de la conferencia, puedes consultar el storify de la misma.

EIP Barcelona celebra el 25 aniversario de los Juegos del 92 con una conferencia de Pedro Palacios, DIRCOM del evento

La Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona celebró el pasado miércoles 24 de mayo el 25 aniversario de los Juegos Olímpicos celebrados en la Ciudad Condal en 1992, con una conferencia del que fuera Director de Comunicación del evento, Pedro Palacios.

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Palacios comenzó explicando que los Juegos Olímpicos resultan un evento muy especial porque “lo juegas todo al directo. Estás 7 años trabajando y se te pueden ir al traste por cualquier detalle, y no admite ensayos previos. Eso genera una tensión tremenda, tanto en las personas que trabajan en ello, como para la organización en sí”.

Dando un poco de contexto, el conferenciante explicó que la ciudad de Barcelona se había presentado previamente en tres ocasiones como candidata a albergar los Juegos Olímpicos de 1924 (París), 1936 (Berlín) y 1972 (Munich), pero a la cuarta, y bajo el mandato del Comité Olímpico Internacional del catalán Juan Antonio Samaranch, se consiguió el objetivo.

La idea de la candidatura, comentó Palacios, comenzó en 1981, momento a partir del cual se empezó a organizar la propuesta. Sería en 1986 cuando la asamblea del COI asignaría los Juegos a Barcelona para 1992 y a partir de aquí comenzó un intenso trabajo que revolucionó la Ciudad Condal.

Palacios detalló que Barcelona hasta ese momento era una ciudad industrial, que daba la espalda al mar y muy poco conocida a nivel extranjero. Comentó, en este sentido, que Pasqual Maragall cuando asistió a los Juegos de Los Angeles 84 y decía que venía de esta ciudad, nadie sabía ubicarla.

“Los juegos suponen un enorme catalizador de energía, ya que todas las instituciones ponen de su parte para sumar. Nadie quiere resultar retratado como el que pone palos en las ruedas –explicó el ponente-, por lo que se consiguió invertir en solo 5 años lo que habitualmente se gasta en 25”, tras lo que añadió que “en cualquier caso, se trabajó muy bien, porque la inversión no te garantizan nada per se. Atlanta 92 o Atenas 2004 son ejemplos que supusieron un fracaso”.

A lo largo de su conferencia, Palacios fue desgranando algunos detalles curiosos e interesantes, como que se produjeron 2800 horas de imágenes en directo, contando con 1700 medios de comunicación; que fueron casi 90000 las personas acreditadas, entre organización, medios y voluntarios; que la inversión ascendió a 4000 millones de euros, obteniendo un superávit de 1.94 tras los Juegos; o detalles como que se utilizaron 1200 flechas en los ensayos para el encendido del pebetero.

También tuvo un momento el ponente para hacer referencia al equipo de protocolo, del que destacó su importante labor en las ceremonias de apertura, clausura y premiaciones. Destacó que, para él, “protocolo es creatividad, empatía, buen gusto y sensibilidad. Cualquiera puede saber ordenar autoridades, pero los de protocolo tenéis que tener todas esas cualidades”. En este sentido, Palacios explicó que el responsable de protocolo de cada una de las instalaciones era el responsable de recoger las banderas para las premiaciones y quien comunicaba a los técnicos de sonido los himnos para las mismas, por ejemplo.

Para cerrar su ponencia, Palacios mostró diversos elementos de los Juegos de Barcelona 92, empezando por un banderín olímpico, la colección de pins de Cobi, la mascota de los Juegos, y siguiendo con una reproducción de las medallas de oro, plata y bronce que obtuvieron los deportistas vencedores en las distintas disciplinas.

Todo esto, y mucho más, puedes recordar como es habitual en nuestro storify.

 

Los EIPalumni de MBA representan un pleno de constitución de una Corporación Municipal

El pasado jueves 18 de mayo, los EIPalumni de MBA en Protocolo, Diseño, Creación y Dirección de Eventos de la Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona, dentro de su taller colaborativo de Protocolo Oficial, participaron en la representación de un pleno de constitución de una Corporación Municipal.

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Comandados por el profesor Pablo Cenizo, en primer lugar el alumnado tuvo una sesión de teoría en la que conocieron los pormenores de la Ley Electoral de Régimen General, en lo que atañe a las elecciones municipales. Además, aprendieron los detalles protocolarios fundamentales de lo que supone un pleno de constitución.

Tras esta hora, y por sorpresa, los pupilos se trasladaron al aula magna de nuestro centro, donde todo estaba preparado para albergar la representación. Tras asignarles diferentes roles, tres grupos municipales fueron constituidos:

  • Protocolo, sí se puede (PsP), con 5 concejales
  • Juntos por la Escuela (JxE), con 4 concejales
  • Protocolo Democrático Unido (PDU), con 2 concejales

El profesor Cenizo tomó el papel de secretario de la Corporación, dirigiendo la composición de la mesa de edad para el pleno, que asumieron las alumnas de mayor y menor edad, siendo Eva Poy (PsP) la presidenta de la sesión e Idoia Pardo (PDU) la vocal, tomando juramento o promesa en primera instancia de sus nuevas responsabilidades.

Coordinando ya la sesión Eva Poy, llamó en orden alfabético al resto de concejales para que realizaran su juramento o promesa, tras lo que quedó definitivamente compuesta la Corporación Municipal de la Escuela Internacional de Protocolo.

Tal y como establece la ley, en esta misma sesión los concejales pasan a elegir al nuevo alcalde o alcaldesa de la localidad, algo a lo que solo pueden optar los cabeza de lista que obtuvieron representación en las elecciones. Por ello, Eva Poy pidió a los líderes de cada uno de los grupos que realizaran su discurso de toma de posición, en orden inverso a su representación. Este papel recayó en:

  • Idoia Pardo, por PDU
  • Samantha Serratos, por JxE
  • Daniel Mayordomo, por PsP

Realizado este procedimiento, cada uno de los concejales cumplimentó su papeleta de voto y la depositó en la urna preparada a tal efecto, hecho lo cual se procedió al escrutinio público de las papeletas, que dio el siguiente resultado:

  • Daniel Mayordomo, 4 votos
  • Samantha Serratos, 4 votos
  • Idoia Pardo, 2 votos
  • Votos nulos, 1

Ante esta situación, y tal y como establece la ley, Eva Poy dio por designado nuevo alcalde a Daniel Mayordomo, al no haber obtenido ninguno de los candidatos la mayoría absoluta de los apoyos del pleno y ser Mayordomo el que encabezara la lista con mayor apoyo popular en las elecciones previamente celebradas.

Finalmente, Mayordomo juró su cargo, Poy le impuso su acreditación y le entregó la vara de mando, y el nuevo alcalde realizó su discurso de apertura de mandato.

Una nueva actividad dentro de la filosofía de la Escuela Internacional de Protocolo de aprender haciendo y cuyas fotos puedes ver en nuestro Facebook.

El experto en comunicación de crisis Josep Maria Brugués, dicta una conferencia en EIP Barcelona

Josep Maria Brugués, experto en comunicación de crisis, dictó el pasado miércoles 10 de mayo una conferencia ante los EIPalumni de la Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona, en la que presentó el caso de Port Aventura, que vivió en primera persona.

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Con una inversión inicial de 3000 millones de euros, Port Aventura supuso el primer gran parque temático abierto en España. Brugués tomó los mandos de la Dirección de Comunicación del centro andes de su apertura en 1995 y una de las primeras cuestiones que planteó fue la necesidad de crear un plan de comunicación de crisis, narrando diferentes situaciones que se pudieran encontrar.

Este manual dio sus frutos cuando, en 1997 se produjo el mayor suceso al que se podría afrontar: el fallecimiento de un visitante a bordo de una atracción. Desafortunadamente, un asistente que disfrutaba de un viaje en la novedosa atracción Stampida falleció al salir disparado de la vagoneta en la que viajaba.

A partir de aquí, Brugués narró paso a paso cómo se afrontó la situación, con reunión urgente de un comité de crisis que designó a él mismo como portavoz ante los medios de comunicación. “Lo primero que hicimos fue  establecer claramente los mensajes a transmitir: lamentar lo ocurrido, asegurar que la atracción cumplía todos los requisitos de seguridad y cierre de la atracción hasta el final de la investigación”.

A continuación, el experto apoyó su explicación en diversas capturas de informativos de la época en la que, efectivamente, se confirmaban los mensajes transmitidos desde la organización.  Un momento clave ocurrió cuando la empresa constructora de la atracción indicó que había transmitido al parque una limitación de peso para la misma, cuestión que Brugués desmintió inmediatamente, apoyándose en un ejemplo real: los jugadores del equipo de fútbol americano Barcelona Dragons asistieron al parque y el único problema se dio con un jugador, pero no por peso, si no por volumen, ya que no se le cerraba la barra de seguridad, ante lo que se le negó el acceso precisamente a la misma atracción. Los requisitos de seguridad se cumplían.

En septiembre, la investigación judicial concluye que la atracción está en perfecto estado, pero la empresa decide hacer una auditoría externa y decide mejorar aún más la seguridad realizando diversas acciones. Además, la montaña rusa se mantuvo cerrada lo que restaba de temporada y al año siguiente Stampida resultó ser la más visitada del parque.

Tras narrar este caso, Brugués desgranó todos los posibles supuestos de crisis planteados en el manual en 1995 y que, en el tiempo en el que estuvo él, se produjeron más del 90% de ellos en la realidad.

Como es habitual, puedes revisar todo lo explicado por Josep Maria Brugués a través de storify en el siguiente enlace.

Conferencia sobre cultura y protocolo en Japón a cargo de Rika Hiromitsu en EIP Barcelona

La traductora, intérprete y abogada Rika Hiromitsu dictó el pasado miércoles tres de mayo una interesante conferencia en la Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona, en la que desgranó las claves de la cultura y el protocolo de Japón.

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El país nipón es hoy por hoy la tercera gran potencia económica mundial, tras China y Estados Unidos, y se encuentra en la décima posición del ranking de Desarrollo Humano. Cuenta con 47 provincias y, aunque existe absoluta libertad religiosa, más del 80% profesa una religión propia como es la sintoísta. La comida tradicional es el pescado y el arroz, ya que más del 80% del territorio japonés es montañoso y es muy complicado contar con pastos para el ganado.

Dentro de la cultura del país del Sol Naciente están las artes marciales y el sumo, entendidos en gran parte más como una filosofía de vida que como un deporte. Así, por ejemplo, los grandes campeones de sumo son venerados, pero si son descubiertos con algún elemento que pueda resultar vergonzoso, son expulsados del circuito de manera fulminante.

El conocido como “milagro económico de Japón”, ocurrido tras la segunda guerra mundial, se sustentó en la decisión de gran parte de la ciudadanía, que entendió la necesidad de trabajar gratis para sacar el país adelante: “las amas de casa, por ejemplo, cuidaban gratis de hijos de otras parejas, para que éstas pudieran trabajar más horas”. En esta época surgieron las hoy grandes empresas, como Hitachi, Yamaha o Toyota.

Uno de los grandes problemas que aún arrastra la sociedad nipona es su potente machismo, es por ello que, según Hiromitsu, “en una empresa siempre cobran menos las mujeres que los hombres, aunque poco a poco se va mejorando, pero casi todos los puestos directivos son para ellos. Incluso esto se nota en la falta de caballerosidad que se demuestra en el día a día”. La estructura social sigue sustentándose en un patriarcado familiar, con el padre como pater familias y la madre como sustentadora de la casa.

También esto se transmite a las empresas, donde los directivos suelen ser de alta edad y, generalmente, eligen a sus sucesores varios años antes de jubilarse, para poder apadrinarlos y formarlos durante esta época.

Con respecto a detalles a tener en cuenta para extranjeros que quieran realizar negocios con empresas niponas, es importante conocer bien el idioma, pues el manejo del inglés no está extendido entre las generaciones más mayores. Además, son muy estrictos con la puntualidad, pero les sienta mal que alguien llegue media hora antes a las reuniones, pues pueden no tenerlo todo preparado.

Las tarjetas de presentación son muy importantes, pues aunque se pueda enviar un email con los datos personales, consideran esencial este detalle. Se llaman meishi, deben entregarse con dos manos y de cara al receptor y, cuando recibimos una, debemos siempre leerla atentamente e incluso hacer algún comentario sobre el contenido de la misma.

El saludo más habitual es con una inclinación de cabeza, aunque está cada vez más extendido el apretón de manos, fundamentalmente en la esfera de negocios.

Como es habitual, puedes repasar estos y más detalles comentados por Hiromitsu en su conferencia en el storify de la misma.

Los EIPalumni salen a conocer de primera mano las instalaciones del CCIB

El pasado miércoles 26 de abril, los EIPalumni de la Escuela Internacional de Protocolo de Barcelona tuvieron la oportunidad de conocer de primera mano las instalaciones del Centre de Convencions Internacional de Barcelona, CCIB, inaugurado en el año 2004 con motivo del Fòrum de las Cultures desarrollado, en parte, allí.

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Recibidos por la Project Manager Cristina Vizcaíno, y como si de una pura visita de prospección de organizadores de eventos se tratara, los EIPalumni comenzaron la visita por el vestíbulo principal, una estancia de 4000 metros cuadrados, utilizada por prácticamente todas las actividades que se desarrollan en el Centro.

Desde aquí, los visitantes recorrieron la rambla de conexión del centro de convenciones con el auditorio, lugar que se utiliza también para diversas actividades como presentaciones de productos, o como ubicación ideal para gestionar el photocall de actos sociales desarrollados en el escenario teatral.

Esta sala cuenta con capacidad para 3000 personas sentadas, tiene muelle de carga y descarga propio con capacidad para camiones y trailers y como curiosidad, está rodeado por cristales azules que pretenden generar la sensación de encontrarse dentro del mar.

La ubicación principal del CCIB es la conocida como Sala de Exposiciones, una estancia de nada menos que 11000 metros cuadrados, con doble altura, en la que se pueden organizar un sinfín de eventos, incluso montando una pista de patinaje sobre hielo, como se realizó para los ISU Grand Prix de los años 2015 y 2016.

Para finalizar la visita, Vizcaíno guió a los EIPalumni por las diversas salas de encuentros y reuniones disponibles en el centro, terminando con el “banquet hall”, sala con cocina propia y donde se suelen realizar actos sociales, con capacidad para 1000 personas y terraza propia.

Una visita muy útil para nuestros futuros profesionales de la organización de eventos, y que puedes desgranar en storify.